Warum ein Microsoft 365 sich auch für kleine und kleinste Firmen lohnt

Häufig meinen Inhaber kleiner, nicht allzu technikaffiner Firmen, dass sie bereits Microsoft 365 haben, weil sie über Amazon ein Office-Abo gekauft haben. Das unterscheidet sich aber von dem “geschäftlichen” Microsoft 365. Abgesehen davon sind diese Family-Packs für 100 € eigentlich nur für die private Nutzung und nicht für die geschäftliche.

Das “richtige” Microsoft 365 beinhaltet eine Reihe professioneller Dienste und Möglichkeiten, die die private Office-Version natürlich nicht hat. Sie werden sicher zustimmen, dass auch Sie den Bedarf an einer sicheren Dateiablage inkl. Backup haben. Ebenso müssen Sie vernünftig Mails senden können und Meetings durchführen. Da unterscheiden Sie sich also gar nicht von größeren Unternehmen!

Ihre Vorteile mit Microsoft 365 (auch) als Solo-Selbstständiger oder Kleinstunternehmen:

• Mit Microsoft 365 erhalten Sie ein viel professionelleres Postfach als Ihr jetziges sog. IMAP-Postfach. Das neue Postfach kann eben nicht nur Mails synchronisieren, sondern auch über diversen Geräten hinweg Kontakte und Kalendereinträge. D.h. auf dem Handy haben Sie immer alles dabei, was Sie in Outlook haben. Zudem ist das Postfach im Microsoft 365 ganze 50 GB groß. Bei den meisten Anbietern bekommen Sie sonst 2 GB und müssen ab dann – gemessen daran, was das Postfach kann – unsinnige Beträge dazuzahlen. Dennoch bleibt es ein “dummes” IMAP-Postfach.

• SharePoint und OneDrive als Dateiablagen: Ihre Dateiablage sollte an einem zentralen Ort sein, von dem Sie flexibel Dateien und Ordner für andere freigeben können. Mittels SharePoint ist es auch möglich, Ordner so einzustellen, dass diese nur für gewisse Personen sichtbar sind. Sie haben Angestellte? Diese sollen natürlich nicht den Ordner “Buchhaltung” sehen. Sie aber schon. Ganz einfach regelbar mit den Berechtigungen. So regeln große Firmen das ebenfalls.
  Dank OneDrive haben Sie immer auf alle Dateien Zugriff, egal ob Tablet, PC oder Handy. Oder sogar nur über den Browser. Sie sind also nicht mehr davon abhängig, dass Sie Ihren Laptop dabei haben, um mal eben schnell was nachzuschauen. Ebenfalls ist es damit möglich, zusammen – gleichzeitig – an denselben Dateien zu arbeiten.

• Teams
  Mit Microsoft Teams können Sie Video-Meetings machen, wie Sie es ggf. schon von Zoom kennen. Chats, Dateifreigaben, Zusammenarbeit in Teams, das Abhalten von Webinaren mit bis zu 10.000 Zuschauern. Heutzutage ist es normal, mit Kunden per Teams zu chatten und, wenn man einen Termin macht, einen Teams-Termin zu erstellen und sich online zu treffen – egal ob mit Kamera oder ohne. Auch nett: Über Teams können Sie Ihren Bildschirm teilen und damit präsentieren.
  Wenn Sie regelmäßig mit einem Team zusammenarbeiten, können Sie in einem Teams-Team in der Dateiablage die für das Projekt wichtigen Daten ablegen und somit ganz effektiv zusammenarbeiten.

• Microsoft Bookings
  Gratis mit dabei ist das Buchungstool von Microsoft. Das heißt, Sie können einen Buchungslink erstellen, der dann auf Ihrer Website hinterlegt werden kann. So können Kunden/Interessenten sich direkt einen Termin buchen. Natürlich lässt sich das auf jede erdenkliche Weise anpassen (Urlaub, Zeiten etc.).

Doch was ist das alles ohne gute, regelmäßige Datensicherung (Backup)?

Richtig, nichts. Als Inhaber müssen Sie auf jeden Fall ein Backup haben. Auch die DSGVO schreibt das vor. Wie machen Sie bisher Backup? Gar nicht oder mit externer Festplatte alle 4 Wochen? Das ist zu sehr 1990. Wir bieten Ihnen über unseren Partner Acronis ein Backup an, das wie die Faust aufs Auge passt. Es sichert jede Nacht alle Daten aus den genannten Tools. Granular wiederherstellbar. Datensicherung verschlüsselt. Ende-zu-Ende. D.h. selbst Acronis kann Ihre Daten nicht lesen. Ihre Daten werden von der Microsoft-Cloud in die Acronis-Cloud kopiert. Datenstandort: Frankfurt am Main. Damit können Sie ruhig schlafen, denn Sie wissen, dass Ihre Daten, egal, ob von letzter Woche, letztem Monat oder auch letztem Jahr, wiederherstellbar sind.

Sie sehen also: Auch wenn Sie nur ganz normale Anforderungen haben, ist das Microsoft 365 für Sie nicht “zu groß”, sondern genau richtig, da es alle Dinge abdeckt, die Sie auch als kleine Firma benötigen.

Wenn Sie Fragen haben, melden Sie sich gern jederzeit bei uns.