Welche Mail-Signatur-Lösung ist die richtige, wenn ich Microsoft 365 nutze?

Das Thema Mail-Signatur ist ein heiß und innig diskutiertes. Da ich dies immer wieder mit Kund*innen bespreche, liste ich hier einmal die Optionen auf. Es gibt – wie immer – mehrere Wege ans Ziel, jeder hat seine Vor- und Nachteile. Daher lohnt es sich vorher einmal drüber gesprochen zu haben. 

Unten finden Sie eine Empfehlung!

Microsoft 365 Mail-Signatur-Möglichkeiten:

1. Mail-Signatur lokal regeln

Es ist möglich, die Mail-Signatur in Outlook zu regeln. Wenn Sie eine neue Mail öffnen, ist die Mail-Signatur dann automatisch in der neuen Mail drin und sichtbar.

Der eine große Vorteil ist gleichzeitig auch der Nachteil. Der User kann nicht nur, er muss. Und das funktioniert ab 2 Usern nicht mehr zuverlässig.

Vorteile
  • die einfachste Lösung
  • kostenlos
  • Änderungen können von Usern vorgenommen werden
Nachteile
  • leider ändern User häufig ungewünscht die Signatur
  • keine zentrale Steuerung der Signatur (Bei Änderungen müssen alle Geräte angefasst werden)
  • keine automatische Signatur, wenn man z.B. vom Handy oder Web-Outlook mailt
  • mögliche rechtliche Probleme, wenn Signaturen falsch sind oder fehlen, weil User gebastelt haben
  • keine “spontanen” Änderungen möglich, für z.B. Aufrufe oder Werbung
  • nervig in der Kontrolle (“Hast du deine Signatur schon aktualisiert auf all deinen Geräten?” -> Will niemand machen.)

2. Mail-Signatur über Mail-Server regeln

Es ist möglich, auf dem Server eine Regel zu erstellen, die bewirkt, dass immer dann, wenn eine Mail nach extern gesendet wird, automatisch unten die Signatur in HTML angefügt wird. Unten bedeutet wirklich unten. Bei einer neuen Mail taucht diese Signatur unter Ihrem Geschrieben auf. In einer Konversation (also mehrere Mails) wird die Signatur ebenfalls unten, d.h. unter dem ganzen Verlauf eingefügt. Dies sollte bewusst und ok sein.

Vorteile
  • einfache Lösung
  • günstig umsetzbar (je nach Umfang 1-2 h HTML bauen)
  • extrem zuverlässig, keine Mail geht ohne Signatur raus
  • zentral steuerbar
  • Mail-Verläufe gut lesbar, weil nicht ständig über Signaturen rübergescrollt werden muss
  • User können die Unternehmenssignatur nicht inkorrekt machen, sie haben schlicht keinen Zugriff
Nachteile

Einige sehen Manches als Nachteil, andere nicht, dennoch hier gelistet:

    • Wenn man eine neue Mail aufmacht, ist diese leer. Die Signatur ist nicht sichtbar. Sie wird ja erst dann angehängt, wenn die Mail vom Server verarbeitet wird. Aus meiner Sicht ist das kein Nachteil. Denn: Jeder User kann dennoch seine persönliche Grußformel (z.B. Mit freundlichen Grüßen, Max Muster) einbauen und automatisch anfügen lassen. Die Signatur vom Server wird einfach darunter angefügt.
    • Es ist nicht möglich einzustellen, dass die Mail-Signatur in einer Konversation direkt unter dem neuen Geschrieben eingefügt wird. Die Regel funktioniert, wie oben beschrieben: Sie hängt die Signatur unten an. Ob dies ein Vorteil oder Nachteil ist, sieht jeder anders. Ich persönlich finde es gut.

3. Mail-Signatur über externen Dienst regeln lassen

Es ist möglich, mithilfe eines Drittanbieter-Tools Mailsignaturen zentral zu steuern UND sie beim Erstellen und Beantworten einer Mail direkt in der Mail zu sehen. Mittels Outlook-Plugin.

Der bekannteste Anbieter dafür ist sicherlich CodeTwo

Vorteile
  • Signatur direkt in Outlook sichbar über Plugin
  • Signatur kann zentral gesteuert werden
Nachteile
  • kostet regelmäßig Geld
  • + einmaliger Konfigurationsaufwand
  • mehr Parteien bringen immer etwas mehr Komplexität ins Spiel
  • wird das Plugin nicht verwendet ist auch hier die Signatur “unten”, wie bei Methode 2.

Empfehlung zur Mail-Signatur

Ich empfehle in den meisten Situationen Möglichkeit 2, da es von der Funktion her (zentral managebar) völlig ausreichend ist und keine laufenden kosten hat. Möglichkeit 1 ist keine wirkliche Option meiner Meinung nach, da dies erwiesenermaßen im Geschäftsalltag nicht funktioniert. Und soll es funktionieren, wäre der Aufwand viel zu hoch.