Microsoft 365: Postfach einrichten

Richtig, es gibt allerhand Seiten, die das bereits erklären, jedoch ist es natürlich besser, wenn man Kund*innen seinen eigenen Link senden kann.

Postfach nutzen über: Web, Windows Outlook, Mac Outlook, Drittanbieter-Dienst

Microsoft 365-Postfach über den Browser öffnen

Sie können, sofern von Ihrer Firma nicht gesperrt, Ihr Microsoft 365-Postfach über den Browser nutzen.

Gehen Sie dazu einfach auf folgende Website: outlook.office.com

Auf dieser Web-Version von Outlook stehen die etliche Funktionen zur Verfügung, jedoch nicht alle. Alle Funktionen finden Sie in der Windows-Version von Outlook.

Tipp: Sollten Sie nicht nur ein Postfach haben, sondern auch andere Dienste nutzen können, merken Sie sich einfach: portal.office.com. Dort sind alle Dienste leicht zugänglich.

Microsoft 365-Postfach über den Windows Outlook hinzufügen

Falls Sie noch kein Postfach in Outlook haben, fragt Outlook direkt beim Starten nach, ob Sie ein Konto hinzufügen wollen.

Geben Sie einfach Ihre Mail-Adresse ein und dann Ihr Passwort. Denkbar einfach. Da es sich um ein Microsoft 365-Postfach handelt, sollten keine weiteren Angaben nötig sein. Ggf. müssen Sie die Daten in einem aufploppenden Fenster erneut eingeben, das ist aber normal.

Ein weiteres Postfach hinzufügen

Sollten Sie bereits Outlook nutzen und Ihr neues Postfach daher als weiteres Postfach einrichten wollen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf:

  • “Datei”
  • “Konto hinzufügen”
  • Füllen Sie das Feld E-Mail-Adresse
  • Klicken Sie auf “Verbinden” 
  • Ggf. werden Sie aufgefordert Ihr Passwort einzugeben oder es geht ein neues Fensterchen auf, in dem Sie erneut die E-Mail-Adresse und dann zusätzlich das Passwort eingeben.

Danach ist das Konto dann verbunden und lädt alle Inhalte runter. Sie haben jetzt das Konto per “Passwort-Methode” hinzugefügt. Mitunter kann es aber besser sein, das Konto stattdessen per “Vollzugriff” freizugeben. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn dies nicht Ihr erstes Postfach in dieser Firma ist. Fragen Sie ggf. Ihren Administrator, ob es per Vollzugriff-Freigabe geschickter wäre. Hintergrund ist: Sollte sich das Passwort ändern, müssen Sie es auch ändern. Des Weiteren habe ich es häufiger erlebt, dass sowohl Windows und Mac durcheinanderkommen, wenn man viele Accounts per Passwort hinzufügt. (OneDrive scheint dann manchmal andere Accounts zu benutzen um zu speichern, was dann nich klappt, weil der Account ggf. keine Schreibberechtigung hat.) 

Microsoft 365-Postfach über den Mac Outlook hinzufügen

Wenn Sie noch kein Postfach in Outlook haben, werden Sie beim Start von Outlook gefragt, ob Sie ein Konto hinzufügen möchten. Sie müssen nur Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort eingeben, da es sich um ein Microsoft 365-Postfach handelt. Es sind keine weiteren Informationen erforderlich, es sei denn, es erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie Ihre Daten erneut eingeben müssen, was jedoch normal ist.

Ein weiteres Postfach hinzufügen

Sollten Sie bereits Outlook nutzen und Ihr neues Postfach daher als weiteres Postfach einrichten wollen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie oben in der Menü-Leiste auf:

  • “Outlook”
  • “Einstellungen”
  • “Accounts”
  • Klicken Sie auf “+” unten links
  • geben Sie dann die E-Mail-Adresse und das Passwort ein

Danach ist das Konto dann verbunden und lädt alle Inhalte runter. Sie haben jetzt das Konto per “Passwort-Methode” hinzugefügt. Mitunter kann es aber besser sein, das Konto stattdessen per “Vollzugriff” freizugeben. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn dies nicht Ihr erstes Postfach in dieser Firma ist. Fragen Sie ggf. Ihren Administrator, ob es per Vollzugriff-Freigabe geschickter wäre. Hintergrund ist: Sollte sich das Passwort ändern, müssen Sie es auch ändern. Des Weiteren habe ich es häufiger erlebt, dass speziell Macs durcheinanderkommen, wenn man mehrere Accounts per Passwort hinzufügt. (OneDrive scheint dann manchmal andere Accounts zu benutzen um zu speichern, was dann nich klappt, weil der Account ggf. keine Schreibberechtigung hat.) 

Microsoft 365-Postfach über ein Drittanbieter-Tool nutzen

(z.B. Drucker oder Cloud-Services)

Wenn Sie das Postfach nutzen möchten, um darüber von einem Drittanbieter zu mailen, benötigen folgende Angaben. (Microsoft originale Angaben finden Sie hier.)

Server: smtp.office365.com
Port: 587
Verschlüsselung: StartTLS
Benutzername: Ihre E-Mail-Adresse

Wichtig ist dabei, dass Sie tatsächlich die komplette E-Mail-Adresse angeben als Benutzername. Sonst schlägt die Authentifizierung fehl.

Falls die Authentifizierung dennoch fehlschlägt, ist es in Ihrer Microsoft 365-Umgebung nicht erlaubt, über SMTP zu senden. Dies kann man per Powershell aktivieren und testen. Aktuell habe ich dazu noch keinen Artikel online, aber Microsoft.